Tổ chức hội nghị là cuộc họp về những công việc quan trọng của công ty. Gồm các loại hội nghị, hội thảo: khoa học, du học, tri ân khách hàng, quốc tế, du lịch, doanh nghiệp,… Tổ chức hội nghị là hình thức doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, sản phẩm của mình đến với khách hàng. Để từ đó có bước tiến quan trọng trong việc chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành của mình. Ngoài ra, có một số sự kiện hội nghị, hội thảo còn với mục đích để tri ân khách hàng, tổng kết hoạt động diễn ra xuyên suốt một năm của doanh nghiệp.

Việc tổ chức hội nghị được các doanh nghiệp, công ty lựa chọn khá nhiều hiện nay. Có thể nói quy trình tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo không quá phức tạp, song đòi hỏi người hoặc đơn vị tổ chức cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng, cũng như có một kế hoạch chi tiết.

Với một buổi hội thảo hoặc hội nghị thì thường quy trình gồm các bước như: phần phát biểu các diễn giả hoặc nhân vật đại diện, giới thiệu về dịch vụ hoặc sản phẩm mới (nếu có). Kế đến là phần thảo luận, trao đổi và cuối cùng là các tiết mục giải trí, tặng quà hoặc rút thăm trúng thưởng.

Hội nghị, hội thảo được chia thành nhiều nhóm, tương ứng với nội dung và mục đích tổ chức. Nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động, doanh nghiệp nên xác định loại hình sự kiện và tiến hành lựa chọn đơn vị hợp tác uy tín.

Tổ chức hội thảo khoa học

Tổ chức hội thảo khoa học là hình thức tổ chức hội thảo nhằm để thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn. Chính vì vậy, hội thảo này không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

Tổ chức hội thảo Workshop

Tổ chức hội thảo Workshop là một hình thức hội thảo có mục đích chính là chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,..Bên cạnh đó sẽ có ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Workshop thường có quy mô khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.

Tổ chức hội nghị ra mắt sản phẩm

Tổ chức hội nghị ra mắt sản phẩm mới là hình thức sự kiện đưa sản phẩm mới của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng, người tiêu dùng. Đây được xem là cơ hội để doanh nghiệp kết nối với những khách hàng tiềm năng, tăng tỉ lệ mua hàng.

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức với mục đích cảm ơn, tri ân những người khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng về mặt hình thức và nội dung, do đó phần đón tiếp và chăm sóc khách hàng luôn phải được đặt lên hàng đầu.

Tổ chức hội thảo du học

Tổ chức hội thảo du học được tổ chức với mục đích cung cấp thông tin mà các bạn trẻ có mong muốn đi du học thắc mắc. Ví dụ như các vấn đề về học phí, sinh hoạt phí, chất lượng giảng dạy, điều kiện ngôn ngữ, cơ chế dành cho du học sinh của các nước và học bổng cho sinh viên du học.

Tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết cuối năm 

Tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết được tổ chức theo lần lượt 6 tháng, 1 năm một lần. Đây là hoạt động thường niên với mục đích thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển và các dự định kế hoạch trong những năm tiếp của doanh nghiệp.

Tổ chức hội nghị thượng đỉnh

Tổ chức hội nghị thượng đỉnh thường có quy mô lớn, với sự góp mặt, tham gia của các nguyên thủ quốc gia. Chủ đề chính được trao đổi tại sự kiện liên quan đến các vấn đề “nóng hổi” thuộc xã hội, kinh tế, môi trường,… Hội nghị yêu cầu sự nghiêm túc, chỉnh chu, hướng tới quyết định cuối cùng là kết nối, giao thương và tạo mối quan hệ hữu nghị hợp tác giữa các quốc gia.

Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế 

Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là hoạt động được tổ chức với mục đích tạo cơ hội cho các nước thành viên tham gia hội nghị đàm phán, đưa ra kế sách chiến lược hợp tác trong thời gian tới. Hoạt động này góp phần đưa mối quan hệ giữa các nước trở nên bền chặt hơn, hợp tác song phương cả kinh tế, thể thao, văn hóa,…

Tổ chức hội thảo du lịch 

Tổ chức hội thảo du lịch là hoạt động được các công ty doanh nghiệp tổ chức với hình thức kết hợp giữa các cuộc họp và du lịch nhằm mục đích tăng sự đoàn kết gắn bó giữa các thành viên và thu hút sự hợp tác từ các đối tác, khách mời tham dự.

Tổ chức hội nghị doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp mang tới cho doanh nghiệp nhiều cơ hội kinh doanh

Tổ chức hội nghị doanh nghiệp là hoạt động được tổ chức với mục đích bàn bạc về kế sách, chiến lược và đưa ra quyết định quan trọng nào đó cho doanh nghiệp. Và việc tổ chức hội nghị doanh nghiệp còn giúp cho các chủ doanh nghiệp có góc nhìn tổng quát nhất kết quả, tình hình kinh tế của doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức hội nghị tối ưu chi phí và hiệu quả

Doanh nghiệp nên bám sát kế hoạch tổ chức hội nghị để giảm thiểu các tình huống phát sinh

Để tổ chức hội nghị đạt được hiệu quả như kế hoạch, đồng thời tối ưu chi phí, cá nhân/tổ chức có thể tham khảo quy trình gồm các bước sau đây:

• Xác định chủ đề và bối cảnh tổ chức hội nghị: Là yếu tố then chốt, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác, liên quan tới kế hoạch và ngân sách
• Xây dựng kế hoạch cụ thể và ngân sách tối ưu: Phải bám sát mục tiêu tổ chức hội nghị, phù hợp với các đối tượng tham gia
• Thiết lập kế hoạch và ngân sách dự phòng: Cụ thể, đầy đủ, đảm bảo buổi hội nghị diễn ra thông suốt, hạn chế gián đoạn
• Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị phù hợp: Đáp ứng tiêu chí về tính chất, quy mô sự kiện và tạo cơ hội thuận tiện để khách mời tham gia. Thông thường, hội nghị, hội thảo sẽ diễn ra và cuối tuần, tại những nơi thuộc khu vực trung tâm, đảm bảo an ninh, với cơ sở vật chất hiện đại, tiện nghi
• Chuẩn bị đầy đủ công cụ, nhân sự phục vụ sự kiện diễn ra thông suốt: Đảm bảo các công việc hậu kỳ phải được hoàn thành trước giờ diễn ra sự kiện
• Tổ chức hội nghị dựa trên kế hoạch đã được thông qua: Buổi hội nghị phải bám sát kế hoạch chính, chỉ nên thay đổi nếu có phát sinh vấn đề
• Đánh giá hiệu quả tổ chức hội nghị và hiệu chỉnh: Đánh giá hiệu quả sự kiện dựa trên các tiêu chí như đáp ứng kế hoạch, ngân sách, kết hợp với thang đo mức độ hài lòng của người tham gia. Đồng thời doanh nghiệp nên tổng hợp, đúc rút kinh nghiệm và tiến hành hiệu chỉnh cho lần tới

Doanh nghiệp nên lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với mục đích và chủ đề sự kiện

Các thiết bị cần thiết để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

VINH HUỆ PALACE cung cấp thiết bị nhân sự và các tiết mục biểu diễn cho tổ chức hội nghị, hội thảo

• Màn hình Led: trình chiếu các hình ảnh, visual biểu diễn nghệ thuật
• Cabin dịch – tai nghe dịch: Phiên dịch ngôn ngữ thành tiếng các nước trên thế giới; Tiết kiệm thời gian tổ chức chương trình

Ngoài ra, để hội thảo được hoàn chỉnh và trang trọng, cần có thêm các thiết bị khác như: bục phát biểu, hoa đại biểu, hoa bục phát biểu, bàn IBM….

Tổ chức hội nghị, hội thảo sao cho ấn tượng, là một trong những yếu tố quan trọng.

VINH HUỆ PALACE luôn xác định tổ chức hội nghị, hội thảo cần có sự chuẩn bị chu đáo từ kịch bản, đến khâu chuẩn bị về thiết bị, nhân sự, và kiểm soát trong từng công đoạn của chương trình.